Supongamos el caso de una determinada comunicación dentro de su empresa que deba respetar un cierto formato.

Se puede limitar el formateo del documento a estos estilos mencionados, de tal manera que no se apliquen otros estilos no permitidos. Desde la opción “Protect Document…” del menú Tools accederá al panel de tareas Protect Document, desde el cual podrá establecer estas restricciones.

 Activando la opción “Limit formatting to a selection of styles” y luego ingresando en “Settings…” indicará los estilos permitidos para el documento.

Activaremos las casillas de verificación correspondientes a cada uno de los estilos que desea permitir que se apliquen al documento, y luego haga clic en OK.
Podrá además establecer una protección sobre la edición para todo el documento o sólo para ciertas regiones.

Para permitir la edición de algunas regiones del documento, selecciónelas con el ratón, y si las secciones fueran discontinuas, mantenga presionada la tecla Ctrl, y luego especifique quiénes están autorizados a editar la selección.

 Enseguida se le preguntará si desea aplicar el elemento a todo el documento o a la selección actual: elija la opción “Apply to Entire Document”.

Si todos los usuarios pueden modificar la selección, active la casilla “Everyone” (como es el caso de la imagen anterior). Si quisiera indicar usuarios individuales para otorgarles permiso, haga clic en “More users…”.

Escriba las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario para cada persona autorizada a editar las regiones permitidas del documento, las cuales se mostrarán sombreadas en color claro.

Desplegando la lista de cada uno de los usuarios autorizados, podrá remover todos los permisos, y ver todas las regiones que pueden editar.

Una vez configurados los permisos, aplíquelos desde la opción “Yes, Start Enforcing Protection”.

Allí podrá determinar el nivel de protección, para prevenir cambios accidentales estableciendo o no una contraseña, o cambios intencionales a través de un sistema de encriptación.

El documento está ahora protegido y no será posible realizar cambios en el formato o en el contenido, salvo por los usuarios autorizados, respetando las restricciones aplicadas.

 Se podrá detener la protección cliqueando sobre la opción “Stop Protection”, escribiendo la contraseña, en caso de haberse aplicado una.