Tomando provecho de las nuevas ventajas que provee Microsoft Office 2003 y sus nuevas características XML, ahora es posible aplicar un esquema XML a un documento de Word. Esta nueva funcionalidad le permitirá generar archivos XML compatibles con el esquema aplicado a partir de documentos, que luego podrán ser consumidos por otras aplicaciones que soporten XML.

En este caso aplicaremos un esquema XML a un documento de Word ya existente, como el que mostramos a continuación. El documento contiene información de contacto de los clientes, con datos como: Nombre de la compañía, Dirección, Información de contactos, etc.

Aplicar un esquema le permitirá marcar el documento, de tal manera de poder distinguir y extraer los datos variables del resto del archivo (formatos, títulos, etc.).

Para ello, diríjase a la opción “Templates and Add-Ins” del menú Tools. Allí seleccione la opción “Add Schema…” de la solapa XML Schema. Navegue en el disco hasta encontrar el archivo XSD que contiene el esquema XML. Al agregarlo, se mostrará en la lista de esquemas adjuntos al documento.

 A través del panel de tareas XML Structure podrá agregar los elementos XML para mapear el documento de Word.

Lo primero que haremos será aplicar el esquema a todo el documento, seleccionándolo todo (Edit/ Select All), y luego cliqueando sobre el primer elemento XML.

 Inmediatamente se le preguntará si desea aplicar el elemento a todo el documento o a la selección actual: elija la opción “Apply to Entire Document”.

El primer tag se habrá aplicado al documento. Ahora procederemos a mapear cada uno de los elementos restantes. Para aplicar los elementos XML, por ejemplo, el nombre del cliente, seleccione en el documento el texto que lo representa (en la imagen equivale a “A. Datum Corporation”), y luego haga clic en el nombre del elemento en el panel de tareas.

 El texto aparecerá encerrado entre las etiquetas que representan el elemento aplicado, en este caso “CustomerName”.

 Proceda de igual forma con el resto de los elementos.

 Podrá ocultar las etiquetas de los elementos XML desactivando la opción “Show XML tags in the document”.

El documento de Word ya está listo para ser guardado en formato XML, de tal manera de extraer sólo la estructura y los datos, sin formatos ni títulos, listo para que otra aplicación compatible con XML consuma la información generada en Word. Para ello, diríjase a la opción “Save as…” del menú File. Allí guarde como archivo de tipo XML Document, y active la casilla “Save data only”.

 Allí se generará el archivo XML con sólo los datos del cliente.

Aplicando estas nuevas características, podrá crear una plantilla que contenga el esquema XML, que permita a los usuarios cargar la información y generar el documento XML con los datos.

 Esto es muy sencillo de lograr, activando la opción “Show placeholder text for all empty elements”, dentro de XML Options… del panel de tareas XML Structure.

Limpiando los datos del cliente, para cada uno de los elementos XML mapeados en el documento se mostrará su nombre señalado entre corchetes, indicando que allí deberá escribir el dato. Por ejemplo [Address1].

Guarde luego el documento como plantilla de documento (Document Template .dot) y distribuya a sus usuarios el nuevo formulario de creación de datos de clientes.